5 outils pour gagner du temps au travail

Lassé.e de tous ces articles qui vous propose comme solution miracle de prioriser ou de faire des to-do lists ? Voici 5 outils concrets qui vous feront réellement gagner du temps !

Les bienfaits de la méthode Pomodoro

Gagner du temps passe aussi par le fait de mieux s’organiser, et de ne pas travailler à fond jusqu’à avoir le cerveau qui flanche. Le test de vigilance de Mackworth a prouvé que la concentration descend très rapidement dès la 30eme minute. Alors pourquoi se forcer à rester attentif ? La méthode Pomodoro nous propose le meilleur moyen selon Francesco Cirillo, son créateur, de rester concentré. Il faudrait travailler 25 minutes intensivement, puis se reposer et faire autre chose pendant 5 minutes. Tous les quatre cycles de travail, prendre une pause plus longue, de 15 à 20 minutes. Productivité accrue et fatigue mentale éradiquée, garantie !

Les astuces de la méthode Scrum

Gagner du temps, c’est aussi gérer ses projets de façon efficace ! La méthode Scrum nous propose plusieurs outils dans ce sens. Si elle n’est pas entièrement applicable à votre projet, il est possible d’en récupérer certains éléments. Par exemple, les sprints peuvent être une solution ! Il s’agit de se donner des temps de travail courts (de 30 minutes pour les petits projets sur une journée, à 4 semaines pour les projets de longue haleine). A la fin de chaque sprint, une action concrète doit être réalisée. Le projet est alors découpé en différentes séquences dont on peut voir le bout.
Un autre outil de Scrum intéressant : le daily meeting. Il s’agit d’une petite réunion quotidienne, durant laquelle l’équipe échange sur le projet. Le principe : trois questions sont posées dans les 15 minutes de réunion : Ce que j’ai fait hier, les difficultés que je rencontre, et ce que je vais faire aujourd’hui. Fini les réunions de 4 heures toutes les semaines !

Une solution simple : numériser facilement ses notes

Numériser vos notes de réunion, vos dessins sur paper board, ou vos schémas pour vos projets, c’est très utile mais c’est long et fastidieux ! Voici deux astuces pour vous simplifier la vie : l’outil “Numériser” de Google Drive, et celui de Microsoft, Office Lens. Les deux vous permettent de prendre en photo vos notes, modifier vos images, les enregistrer en pdf en deux clics. Vous pouvez ensuite les envoyer directement par mail.

Devenir un roi de l’organisation avec Trello

Pas de to-do lists, c’est ce qu’avait dit. Mais je déroge à la règle pour vous présenter un outil très utile ! Trello vous permet de créer des tableaux avec différentes listes correspondant à des thématiques, ou des états d’avancement. Dans chaque liste, vous mettrez vos cartes, c’est-à-dire vos différentes tâches. Aux cartes peuvent être accrochés des liens, des documents, des checklists… C’est très complet, facile d’utilisation, et vous pouvez travailler en collaboration avec plusieurs personnes sur le même tableau.

Découvrir la matrice d’Eisenhower

Et on termine sur une note plus classique. En effet, pour gagner du temps il faut aussi prioriser. Mais bien prioriser ! Et en cela, la matrice d’Eisenhower est un excellent outil. Elle permet de classer nos tâches en fonction de leur degrés d’urgence (en abscisse) et de leur niveau d’importance (en ordonnée). Apparaît ainsi ce qu’on doit traiter en priorité, ce qu’il faut planifier, déléguer, et ce qu’on peut laisser de côté.

Nous espérons que tous ces outils vont ont été utiles ! Et vous, lesquels utilisez-vous ?

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