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Gestion du temps : en finir avec les distractions et les interruptions

par Karine Turcin

Le principal problème de notre époque, c’est le manque de temps.

« J’ai pas le temps, je suis débordé.e, je suis en retard partout, je fais tout au dernier moment … » : le sentiment de ne pas être efficace et de courir après une to-do list toujours plus longue n’est pas du tout agréable, nous le savons tous.

Si vous vous reconnaissez ici, je vous propose de réfléchir à une seule et unique question :

Comment protégez-vous votre temps ?

Parce que personne d’autre que vous ne fera attention à votre temps. Personne ne se dira : « tiens, si je te laissais tranquillement finir ton dossier avant de t’interrompre avec ma question brûlante… »

Donc pour être efficace, et (re)gagner du temps, nous ne pouvons compter que sur nous-mêmes. Par conséquent, il faut mettre en place une vraie stratégie personnelle de lutte contre les tueurs de temps ! Et cette stratégie commencer par les identifier clairement.

Les tueurs de temps

Les tueurs de temps sont les choses qui nous empêchent de profiter pleinement des 24h de notre journée. Il nous empêchent de faire ce que nous avons à faire pour avoir le sentiment d’être efficaces sans nous épuiser.

Ce sont aussi par conséquent les choses qui nous volent notre temps libre !

Générateurs de stress, les tueurs de temps impactent également notre moral. Je me sens toujours super mal après une journée gâchée par 1000 choses qui m’ont coupée dans mon travail.

Il y a donc une première étape avant de nous remettre totalement en question (« je travaille lentement, je ne suis pas organisé.e, je n’ai pas les bons équipements, je n’utilise pas le bon logiciel » …). Cette étape est l’identification des tueurs de temps de notre quotidien. Elle sera suivie par la mise en place d’une stratégie pour les éliminer, ou du moins réduire au maximum leur impact.

Et, bonne nouvelle, il n’existe que deux types de tueurs de temps : les interruptions et les distractions. Nous allons donc pouvoir nous y attaquer facilement 😉

Tueurs de temps numéro 1: les interruptions

Les interruptions sont des actions qui nous coupent dans ce que nous sommes en train de faire. Elles viennent de l’extérieur, et ne sont pas prévues. Une interruption m’oblige à arrêter ce que je fais, pour consacrer mon attention à une soudaine demande particulière.

Dans le désordre : les notifications sur nos outils numériques, quelqu’un qui passe la tête dans notre bureau pour nous parler, un appel téléphonique, une défaillance de l’un de nos outils de travail, la livraison d’un colis espéré « entre 8h et 12h », un dossier qui devient tout à coup urgent alors qu’on est sur autre chose, …

Le gros problème des interruptions, c’est qu’elles se croient toujours prioritaires sur ce que nous étions en train de faire. Elles s’imposent dans notre journée de manière brutale et sans négociation possible. Car une fois qu’on est interrompu.e, même si nous refusons poliment de répondre à cette interruption, nous avons quand même été déconcentré.e…

Des études ont montré qu’il faut plus de 20mn pour se reconcentrer après une interruption. Et que nous sommes en moyenne sollicité.e.s toutes les 10mn !

Conclusion de l’affaire : nous ne sommes jamais pleinement concentré.e.s. Ce découpage de nos journée en plein de petits temps successifs est extrêmement fatiguant : nous allons consommer beaucoup d’énergie supplémentaire pour, à chaque fois, nous replonger dans nos propres activités.

Notre préconisation : Protégez votre temps des interruptions en vous créant des « bulles » de déconnexion et de vraie indisponibilité chaque jour. Et surtout planifiez-les pour vous y tenir. L’objectif : les transformer en habitudes (Vive Tim Ferriss !). Organisez votre planning pour dédier ces temps protégés à des choses vraiment importantes pour vous et votre travail (Vive Eisenhower !). Vous allez voir, c’est un vrai cadeau à soi-même !

Tueurs de temps numéro 2 : Les distractions

Les seconds tueurs du temps que nous pouvons chasser sont les distractions. Les distractions viennent de nous-mêmes. Ce sont des auto-interruptions, si vous préférez !

Quelques exemples : tiens, si j’allais surfer sur Instagram / manger quelque chose (alors que je n’ai pas faim…) / étendre une lessive / appeler un ami pour prendre des nouvelles / traîner à la machine à café / ranger mon bureau .. le tout alors que je suis dans mon temps et dans mon espace de travail.

Je dis pas que tout ça doit être banni de nos habitudes ! Mais si nous laissons ces distractions envahir notre temps de travail… alors nous devrons bien rattraper le temps perdu à un autre moment. CQFD.

C’est-à-dire travailler plus tard, sous pression, voire le soir ou le week-end, au lieu de se distraire sereinement avec nos activités préférées.

Notre préconisation : nous avons tous tendance à laisser les distractions nous envahir quand nous sommes sur une activité ou une tâche qui ne nous motive pas vraiment. Nous vous proposons donc de baliser très clairement le temps que vous allez dédier à cette tâche pas super fun.

Ce temps doit être court (1h maximum) pour éviter le « pffffff j’en ai marre .. ».

Pensez à vous offrir une pause de 10 à 15mn juste après, pour chasser ce truc pas drôle de votre esprit. Ensuite, prévoyez d’enchaîner sur quelque chose qui vous plaît et que sur quoi vous pourrez facilement vous concentrer, avec plaisir.

Et en équipe ?

Faire une évaluation de toutes les interruptions que vous subissez en équipe est une excellente idée ! Ce travail collaboratif vous permettra de rentrer dans une démarche d’amélioration continue : vous pourrez ainsi mettre en place quelques règles correctives pour que chacun respecte le temps des autres.

Envie d’aller plus loin ? Le premier module de notre formation certifiante « Développer des compétences de manager facilitateur » est entièrement consacré à l’organisation et la productivité du manager / chef de projet. Plus d ‘info par ici !

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Méthodes et outils Organisation personnelle

Rythmer ses journées avec de l’important non-urgent

par Solenne Muret

Régulièrement, je me dis « Waouw ! Je n’ai pas touché terre de la journée… Mais pour autant, sur quels dossiers ai-je réellement avancé ?! ». Comment réussir à organiser ses journées pour ne plus se dire ça ?

Ça ne vous arrive jamais d’avoir ce sentiment désagréable, cette frustration de ne pas avoir pu travailler sur des sujets de fond, des dossiers importants? Et au contraire d’avoir été happé.e par le quotidien, les mails, les coups de fil, les demandes de dernière minute…

Mais qu’est-ce qui est important ?

Parmi toutes les demandes à traiter, les dossiers à gérer, comment définir l’importance ?

Selon le Larousse, l’importance est le degré de force, d’intensité, de valeur, d’intérêt, de quelque chose ou de quelqu’un… Bon… Ma définition ?

Ce qui est important, ce sont les actions qui permettent d’avancer sur un projet, de débloquer des situations, de faire des pas, d’être dans le mouvement, la progression : caler un rendez-vous de cadrage, prendre un temps de réflexion pour construire une proposition ajustée pour un client, faire des points d’étape avec ses collègues pour mieux avancer ensemble, produire du contenu pour notre communauté, préparer les formations…. Il y a donc aussi un critère fort de temporalité derrière ce qui est important, sans pour autant tomber dans l’urgence. Car impossible de tout rendre urgent. Sinon, c’est la course à l’urgence. L’engrenage. Et je ne suis pas une machine…

Et le plaisir dans tout ça ?

Effectivement, l’importance relève aussi de ce qui est source de plaisir, d’épanouissement, de satisfaction individuelle et collective. Ici, j’identifie ma zone de génie, ou ma zone de flow. Quelles sont les activités dans lesquelles je m’exprime pleinement, dans lesquelles je prends énormément de plaisir et qui sont productrices de grande valeur ? Qui m’apportent satisfaction ? Qui me font grandir ?

L’urgent est nécessaire pour ne pas reculer

Pour autant, je suis vite rattrapée par le quotidien. Les mails, les appels téléphoniques, les demandes pour hier, les rendez-vous impératifs de dernière minute, les changements de plannings… Et d’un certain point de vue, c’est aussi important de répondre, d’être disponible, réactif.

Alors, comment s’y prendre ? Comment améliorer sa propre organisation et trouver un équilibre efficient ?

Pour la gestion des mails, je vous livre ici une de mes pratiques mises en place depuis plus de 15 ans maintenant. C’est pour moi une règle immuable qui a transformé mes débuts de journée.

A l’époque, je travaillais comme chef de projets événementiels. Et pendant certaines périodes, je pouvais recevoir jusqu’à 400 mails par jour… Je vous passe le nombre de courriers reçus quand je partais quelques jours en congés… C’était donc la hantise d’ouvrir la boîte de réception. Je me rappelle même faire des paris avec mon collègue : celui qui en a le plus, l’autre lui offre un chocolat pour alléger sa peine…

Aujourd’hui, j’en reçois beaucoup moins car j’utilise d’autres outils que le mail. Mais, surtout, je continue à respecter cette bonne pratique :

Ne jamais commencer sa journée par lire ses mails

C’est une règle d’or. Toujours débuter ma journée de travail par une activité de fond, qui nécessite une concentration, un calme. Réserver entre 30 minutes et une heure pour avancer sur de l’important. Une fois que c’est fait, j’ai la satisfaction d’avoir réalisé du concret, d’être dans l’action « utile ». C’est la base, pour organiser ses journées de travail.

Du coup, ok, je peux ouvrir ma messagerie avec le sourire. J’accueille tout de suite plus sereinement les messages, les sollicitations, car je sais que j’ai déjà produit, j’ai déjà avancé. Je n’ai pas à repousser des éléments importants sous prétexte d’avoir un mail urgent à traiter. Car, dans les faits, répondre à 9h (ou 10h) au lieu de 8h à un mail, en quoi cela va-t-il être néfaste ?

Et cadeau, j’ai une autre très bonne astuce pour vous …

Récemment, j’ai découvert une nouvelle pratique. J’ai envoyé un mail à une de nos prestataires. Là, réponse automatique immédiate : « j’ai bien reçu votre mail. Je prends connaissance de mes messages 2 fois par semaine, le mercredi matin et le vendredi après-midi. Je pourrai donc vous apporter une réponse sur ces créneaux. »

J’ai trouvé ça excellent ! Très efficace d’un point de vue organisation personnelle !

J’ai voulu le tenter. Je n’ai pas encore osé. Je ne l’ai pas encore fait car mon agenda hebdomadaire n’est pas aussi linéaire, mes plages « libres » ne sont pas les mêmes d’une semaine à l’autre. Pour autant, je retiens bien l’idée d’adresser une réponse automatique comme par exemple : « Je ne suis pas tous les jours connectée à mes mails, je reviens vers vous d’ici 72h. » A creuser…

Seul l’important permet d’avancer

Là est le fond de la question. Comment consacrer un temps suffisant et satisfaisant chaque jour, pour réaliser des actions importantes à la fois pour soi, et pour les autres. Pour moi, c’est un défi, ça relève aussi d’une certaine forme de discipline.

Personnellement, j’ai besoin de faire du sport. Je nage, je cours, je pédale, je surfe. Pour moi, c’est une des clés de mon équilibre. Il m’arrive très régulièrement de dire « Non, je peux pas, j’ai piscine. » Cela fait très souvent sourire mais je n’y déroge pas dans 99,99% des cas. C’est important pour moi. Et si vous voulez que je me sente bien avec vous, j’ai besoin de faire des longueurs, de rire avec mes acolytes en maillot et de glisser sur quelques kilomètres. Donc je n’accepte aucune réunion sur ces créneaux. Je suis du coup capable de me jeter à l’eau à des heures très matinales pour certains et j’ai une énergie d’enfer pour le reste de la journée !

Certains vous parleront « Miracle Morning », qui repose sur le même principe : bloquer un temps matinal pour accomplir un rituel qui nous fait du bien. Même s’il faut bien noter que personne n’est obligé de se lever à 5h du matin pour passer une bonne journée 😉

D’autres utilisent aussi le fameux Diagramme d’Eisenhower. Pour tout savoir sur cet outil, retrouvez notre précédent article en cliquant ici.

Structurer son temps

Penser à soi pour être bien avec les autres et progresser positivement. C’est une organisation. De mon côté, j’aime bien le visualiser sur la semaine : répartir les actions importantes par lesquelles je vais commencer mes journées, caler donc mes séances de sport mais aussi les dossiers qui doivent progresser.

Karine, de son côté, pratique cette démarche au quotidien : clôturer chaque journée par ces deux questions: « Qu’ai-je réussi à faire d’utile et d’important aujourd’hui ? Et qu’est-il important que je fasse demain? ». Les réponses sont notées sur une feuille, laissée sur son bureau, pour initier la journée du lendemain avec déjà clairement posé ce qui est prioritaire. Et pour célébrer ce qui a été réussi !

Et vous, quelles sont vos bonnes pratiques pour sortir la tête du guidon ?

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Méthodes et outils Organisation personnelle

“Avoir l’audace d’espérer…”

par Solenne Muret

Si je vous dis “YES, WE CAN !” Forcément vous pensez à Barack Obama.

Et si je vous dis “AVOIR L’AUDACE D’ESPÉRER ! “. Vous savez ? C’est aussi Barack Obama !

Avoir l’audace d’espérer, page 80 de sa biographie dans laquelle je me suis plongée récemment.

Les biographies ne font pas forcément partie de mes premiers choix de lecture mais je suis en train de changer d’avis.

Découvrir le parcours d’un leader, c’est toujours inspirant : les épreuves, les coups bas, les jeux politiciens, partir de (presque) rien, être parfois à contre-courant, se nourrir de figures inspirantes, être dans l’action, pouvoir s’engager grâce à ses soutiens familiaux, faire bouger les lignes, défendre ses convictions, développer une confiance aveugle avec ses collaborateurs, s’adapter en permanence, évoluer face à des changements, des aléas, négocier, convaincre, argumenter, oser, croire en soi, gérer le stress, assumer les espoirs ou les attentes que des personnes vous confient…

Des histoires humaines qui m’inspirent et avec lesquelles je fais de nombreuses transpositions, à mon humble échelle, dans ma vie quotidienne.

AVOIR L’AUDACE D’ESPÉRER.

Le hasard du calendrier a fait que j’ai lu cette phrase entre Noël et Jour de l’An. Une période souvent propice pour faire le bilan, pour se poser les bonnes questions, pour retrouver son alignement entre ses valeurs, ses motivations et ses actions quotidiennes.

Définir ses ambitions et les assumer

Je prends ce temps de réflexion personnelle depuis de nombreuses années pour me poser, prendre du recul, et me dire “Ok, où j’en suis maintenant ?”. J’ai XX ans, est-ce que je suis heureuse ? Ce que j’ai fait cette année a-t-il du sens pour moi ? Et surtout dans quoi je me lance pour l’année qui arrive ? Mon pourquoi, mon comment. De là découleront des objectifs, des souhaits, des ambitions.

Et cette année, cette phrase qui ne cesse de raisonner dans ma tête a apporté une nouvelle dimension à ma réflexion.

Je me rends compte que j’ai posé des objectifs plus clairs, aussi bien à travers des objectifs à atteindre que d’éléments dont je ne veux pas/plus.

De la clarté aussi sur un niveau d’ambition, d’épanouissement et de réussite que j’ai envie d’assumer et qui me donne de l’élan.

Avoir l’audace…

Avoir l’audace, OSER, expérimenter, s’engager, être dans l’action, être moteur, initier, créer, proposer, innover…

…d’espérer.

Croire, positiver, dynamiser, être optimiste, persévérer, pérenniser, être enthousiaste, être aussi dans la résilience.

Concrètement, je fais comment ?

J’arrête de prendre des bonnes résolutions et je passe à l’action !

Chaque année, pour formaliser et structurer mes objectifs, j’utilisais une méthode toute simple et toute logique qui consiste à poser ses grands objectifs annuels, puis de les découper par trimestre, puis par mois, voire par semaine. Efficace pour tenir le cap, réalisable dans la plupart du temps selon les aléas.

Cette année, j’ai testé 2 outils que j’ai fini par croiser, pour affiner ma réflexion, qu’elle soit plus globale, qu’elle intègre des dimensions que je n’abordais pas jusque là.

Le Past Year Review

Tim Ferriss propose de faire son « Past Year Review« , son « examen de l’année passée ». Une méthode aussi simple qu’efficace pour faire le point de son année.

Pour cela, il suffit de prendre une feuille, de tracer 2 colonnes : POSITIF / NÉGATIF.

Et de reprendre ensuite son agenda.

Pour chaque semaine, ou mois, vous notez toutes les personnes, les activités, les engagements qui ont suscité chez vous des émotions positives/négatives dans les colonnes respectives.

Une fois que l’année est ainsi retracée, vous identifiez, dans la colonne « POSITIF », les 20% des éléments les plus fiables, les plus puissants. Et vous faites ainsi en sorte d’en avoir davantage sur 2022. Et surtout, de les reprogrammer de suite (déjeuner avec des amis, événements, engagements…).

Rien n’est réel tant que ce n’est pas bloqué dans l’agenda !

Puis, vous prenez la liste des points négatifs et vous la positionnez dans un endroit où vous pourrez la voir régulièrement, pas de manière omniprésente mais accessible.

Elle contient effectivement tous les éléments toxiques à réduire, à bannir de votre quotidien. (des personnes à éviter, des habitudes à supprimer…).

En conclusion, au bout de 45 minutes, on obtient une vision très concrète de ce qui nous fait du bien, ou pas… Et on peut alors repartir d’un bon pied. Car pour avancer, comme dit Tim Ferriss, il ne suffit pas simplement d’enlever le négatif car ça crée un vide.

Il faut remplir ce vide de positivité !

Dans un tout autre domaine, j’ai découvert aussi très récemment Shubam Sharma qui partage sur Youtube nombre de conseils pour gagner en productivité grâce à des outils numériques. Il partage sa méthode pour faire sa revue annuelle sur Notion. Vous pouvez tout aussi bien la faire sur dans un tableau ou sur une feuille de papier.

Je vous invite à découvrir en entier le contenu de sa démarche. Je vous partage ici les points qui ont le plus retenu mon attention.

Sur la partie “apprentissages”, j’y intègre désormais :

les éléments pour lesquels je suis reconnaissante (rencontres, relations, activités…)
mes découvertes de l’année (outils, livres, podcasts…)
les leçons de vie de l’année

Sur la partie “Actions à venir”, j’aime particulièrement l’approche “mes 3 intentions de l’année” que je décline ensuite à travers un plan d’actions et des indicateurs.

Cette nouvelle année est donc pour moi lancée avec l’audace d’espérer.

Et vous ?

Je serai ravie d’avoir votre feedback et de partager aussi vos objectifs audacieux.

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La loose Méthodes et outils Vis ma vie de Facilitatrice

Loose #5 : Vis ma vie de facilitateur : la panne technique

par Solenne Muret

La salle, la connexion, les sticky walls, la date, la durée, … ahhh !!! On fait QUOI quand RIEN ne va bien…Nous avions envie de partager cette magnifique loose avec vous…

Au début, tout va bien…

Nous voilà sur la route pour une journée de séminaire de cohésion autour de la question du Management à l’ère du numérique. Le lieu de la prestation est plutôt sympa, au milieu des vignes, dans une grande salle. Même si les murs sont en brique apparente (vous avez déjà essayé de coller un post-it sur une brique ….?), nous avons de l’espace, plein de murs, des tables, des chaises pour organiser la salle en différents espaces de travail. Nous nous installons, nous testons les connexions pour le vidéoprojecteur, le son, le wi-fi installé pour l’occasion (la salle est un peu au milieu de nulle part…). Le matin, avant de commencer, tout va bien. Prêtes et motivées pour une journée géniale.

Recréer par le jeu les contraintes de la transition digitale

Le but du séminaire est de créer de la cohésion d’équipe pour une quarantaine de managers qui travaillent sur différents sites. Comment beaucoup d’organisations, ils sont confrontés à de grands changements avec le déploiement de plusieurs outils numériques. Les équipes accueillent ces changement avec plus ou moins de facilité et d’appétence. Donc dans le programme de la journée, nous avions prévu un temps de cohésion, ou de team building, pour renforcer leurs liens, autour du jeu Crash on the Moon. Suite à sa formation d’architecte collaboratif en jeux d’innovation, Solenne a eu l’occasion de le tester sur une plateforme numérique. La plateforme recrée parfaitement les conditions de travail à distance: c’est idéal pour débriefer dans un second temps sur les freins et les leviers de la digitalisation. Elle permet aussi de jouer en aveugle : les équipes sont faites de manière totalement aléatoires et personne ne sait avec qui il est dans son équipe. Chacun peut donc profiter du masque de l’écran pour révéler une facette de sa personnalité méconnue par ses collègues, et peut-être se révéler un leader dans ce jeu collaboratif.

La transition numérique oui, mais quand ça capte …

Nous sommes donc dans la salle, tout le monde est presque connecté. Les participants patientent virtuellement dans la salle d’attente du jeu. Tout le monde est dans les starting block, prêt à jouer!

En théorie nous étions bien parties. En théorie…. Car, vous le savez tous, avec le numérique, personne n’est à l’abri du bug… Et ça n’a pas raté ! Au moment où tout le monde était prêt à démarrer sur la plateforme, impossible de lancer le jeu. Impossible de se connecter. Impossible de passer à l’étape suivante. Bref, un grand moment de solitude.

Réagir … avec du papier et des stylos !

Mais comme nous sommes organisées, pleine de ressources et toujours parées à toute éventualité, (bon ok, presque toujours…) nous avions le plan B… C’est-à-dire la version classique du jeu, la version papier.

Alors oui, les déceptions ont été un peu dissimulées par des réactions bienveillantes (nos clients sont formidables!): “Ne vous inquiétez pas, ça arrive à tout le monde, la panne technique” (sic)… Mais bon quand même! Si notre niveau d’exigence en a pris un coup, ce n’est pas le seul revers d’un tel incident. Cette petite panne technique nous a coûté 2 éléments très importants pour réussir notre accompagnement :

Le temps perdu se rattrape difficilement

Nous avons perdu pas mal de temps. Nos séquentiels de facilitation d’ateliers ou de séminaires sont minutés. Même si nous nous laissons toujours une marge de manœuvre, ils restent assez serrés. Cette panne informatique nous a coûté près d’une ½ heure, et nous a contraintes à de nombreux ajustements sur la matinée. Même si le reste de la journée s’est bien passé, nous avons eu le sentiment d’être sur le fil du rasoir. Avec à la clé du stress, et un ressenti global mitigé.

Le désengagement est impactant pour la suite

L’attente subie par les participants, puis le changement d’outil ont été des éléments de démobilisation importants. Nous avons vu des smartphones ressortir des sacs pour traiter des emails pro. Les groupes ont entamé des conversations sur d’autres sujets. Il nous a fallu déployer une grande énergie pour remobiliser tout le monde, relancer la dynamique collaborative et motiver les troupes à s’écraser sur la Lune !

Le bilan ressenti est mitigé pour nous, bien que les objectifs du séminaire aient été atteints. Morale de l’histoire : l’informatique c’est génial, surtout quand ça marche ! Et toujours avoir le plan B très bien ficelé dans ses tablettes…euh pardon, dans son sac.

Et vous ? Intégrez-vous des outils numériques dans vos ateliers collaboratifs ou vos séminaires d’équipe ? Et ça se passe bien ?

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