Réunions, comment faire tout de suite beaucoup mieux ? 5 astuces très efficaces !

Bonjour !

Aujourd’hui, ce que vous souhaitez, plus que tout, c’est transformer vos réunions, les rendre plus efficaces et moins longues.

Et vous avez raison ! Parce que ces temps interminables où aucune décision n’est prise rendent tout le monde fou.

Parce que plus personne n’écoute…

Parce que la présentation de 50 slides de Denise a encore endormi tout le monde …

Parce que tout le monde en profite pour répondre à ses mails…

Parce que ça coûte aussi un peu cher, à la fin, tout ce temps perdu…

Alors voici 5 astuces pour punker, dès demain, vos réunions au boulot.

Affichez clairement l’ordre du jour !

Ok c’est pas très fun, c’est tout bête, c’est tout simple, mais ça marche !

Mais dis, Karine, l’ordre du jour, c’est quoi ?

C’est le sujet de la réunion, ce dont vous allez parler. Si ce n’est pas clairement précisé, et bien on parle … d’autre chose! Et au bout du temps imparti à la réunion (le maximum jusqu’à épuisement…), chacun repart travailler, et personne n’a répondu à la question…

Alors, fixez un ordre du jour clair, envoyez-le à l’avance aux participants, et affichez-le en grand dans la salle de réunion!

Affichez, on vous dit, affichez…

Les mots et les idées qui ne sont pas écrites s’envolent. C’est la base de notre travail de facilitatrices. Tout ce qui est important doit donc être noté. Le meilleur moyen de tout conserver, c’est d’utiliser des templates ou cadres visuels que vous avez pré-dessinés (une frise chronologique, une mindmap, un arbre à idées…) et de coller dessus les bonnes idées sur des posts-it (ou des petits papiers avec un bout de scotch).Si vous avez une salle de réunion attitrée (veinards!), gardez les idées affichées, vous en serez inspiré.e.s la prochaine fois (on appelle aussi ça une Obeya, promis, nous en parlerons bientôt sur ce blog.).

Soyez ambitieux.se: limitez vous à 3 sujets par réunion

Pourquoi ambitieux ? Parce qu’il faudra les terminer, ces 3 sujets. Aller au bout, y répondre, creuser les idées. Et si nous avons 10 sujets à traiter en 2h, c’est sûr, c’est certain, le premier fera l’objet de longs débats, et, les 9 derniers, on en parlera (pas) trop peu. Alors, limitez-vous, et allez jusqu’au bout !

Restez debout …

Oui, debout. Pour des réunions quotidiennes, des debriefs, des discussions flash pour prendre des décisions rapides. Rester debout, avec du mobilier approprié (mange-debout) ou même en se promenant (dans le parc d’à côté?) permet d’être dynamique, de ne pas piquer du nez sur son smartphone, et de faire court ! Les anglophones appellent ça les “stand-up meeting”. Mais “réunion debout”, ça marche aussi !

Jouez pour décider

Tout le monde a gardé une âme d’enfant. Et rien de mieux que le jeu pour stimuler les participants et les inciter à participer et à donner des idées! Les anglophones disent “serious games”, parce que l’objectif c’est quand même d’être sérieux, mais en s’amusant. Il existe nombre de livres qui présentent des jeux sérieux pour stimuler la créativité, réaliser des diagnostics, faire du team building, ou encore préparer un plan d’actionNotre référence préférée en ce moment : Gamestorming – Jouer Pour Innover, de James Macanufo et Sunni Brown.  Mais promis, nous vous en donnerons plein d’autres, très bientôt!

Nous sommes 3 facilitatrices convaincues que la facilitation, par les outils et les postures qu’elle utilise, est un trésor que nous nous devons de partager ! Vous trouverez au fil des semaines dans ce blog nos retours d’expériences, nos astuces, nos coups de coeur, nos cas d’usage.

N’hésitez pas à les piocher, reproduire, tester et à raconter ici vos propres expériences.

Copier, c’est apprendre !

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