Nombre de mails quotidiens : néant.
Zéro. Nada. Nothing, Aucun. Nous avons totalement supprimé les mails entre les membres de notre équipe.
Je ne reçois aucun mail de mon équipe de travail de La facilitation. Et je ne leur en envoie aucun non plus.
Et pourtant nous avons plus d’une dizaine de projets en cours, ainsi que des formations quasi chaque semaine à planifier, un site web, une page YouTube, des conférences en ligne chaque mois, des ateliers découverte mensuels également à organiser. Une newsletter, des publications sur LinkedIn…
Nous sommes tout.e.s en travail à distance. Nous n’avons quasiment aucune réunion entre nous qui dépasse 40mn.
Et pour tout coordonner, nous nous passons TOTALEMENT des mails.
Et ce depuis des années. Quand nous initions des gros projets, avec des partenaires extérieurs (souvent !), nous avons pour but dès le début du projet de mettre en place avec eux la même organisation.
Voici notre recette, en 3 étapes
Etape 1: utiliser un Kanban sur un outil collaboratif numérique, de type TRELLO
Nous avons mis en place depuis des années un suivi très transparent du travail en cours (workflow : flux de travail) sur l’outil Trello à partir du modèle Kanban.
Comment ça marche ?
Nous avons des tableaux dédiés à nos gros projets. D’autres tableaux sont dédiés au suivi des formations, de nos campagnes de communication, ou encore au suivi de la progression des stagiaires. Ils sont tous super accessibles sur notre interface Trello. C’est un outil que nous vénérons profondément pour le temps qu’il nous fait gagner !
Sur chaque tableau, nous créons une liste de tâches à réaliser. Nous leur assignons un.e responsable et une date limite. Ensuite, chacun fait progresser ses tâches dans les colonnes « à faire » quand nous décidons (seul.e.s ou en équipe, selon la tâche) que ça devient une priorité. La carte navigue ensuite dans « en cours » quand le travail et lancé, dans « en validation » si nécessaire. Elle est déposée avec joie dans « terminé » quand elle est achevée!
Toutes nos conversations se font par messages sur ces tableaux, messages répartis clairement sur les tâches qui les concernent. Nous y ajoutons également les pièces jointes ou des liens vers nos espaces de stockage en ligne (Google Drive et Dropbox).
Terminé les mails qui s’entassent dans la boite de réception sans aucune organisation, heure après heure ! Tout est automatiquement classé par projets ou par tâches.
Terminé les personnes en copie de mails qui ne les concernent que de loin : tout le monde a accès au Trello, et donc à toutes les infos, en toute transparence !
Nous avons choisi Trello depuis des années, en version gratuite encore (largement suffisante). Et nous testons également Planner avec nos clients lorsqu’ils utilisent la suite Office 365. Notion.so nous intéresse aussi beaucoup car cet outil propose des fonctionnalités plus approfondies que Trello. A voir si un jour nous basculons.
Etape 2: utiliser un WhatsApp pour les urgences et les échanges plus légers !
Nous utilisons aussi notre groupe WhatsApp quand nous voulons nous envoyer des informations plus urgentes qui demandent une réaction dans la demie journée en cours. Cette application nous permet de nous envoyer des messages vocaux et des photos, bien plus pratiques que du texte pour transmettre et écouter une demande qui demande des explications précises.
Et nous l’utilisons aussi pour nous envoyer les bonnes nouvelles (de jolis nouveaux projets, de nouveaux inscrits dans les formations…), des liens intéressants, des clins d’oeil, des Gifs, des photos de vacances … C’est notre machine à café virtuelle 😉
Pour tout ce qui doit être traité dans l’heure, c’est téléphone direct. Ça nous arrive rarement, en réalité, depuis que nous avons reconsidéré notre définition de l’urgence 😉
Etape 3: ritualiser une réunion hebdomadaire d’organisation de la semaine
Chaque lundi, nous avons notre « weekly » en visio sur Zoom à 11h. C’est notre réunion de lancement de la semaine. L’occasion d’échanger des news de notre week-end, de voir comment ça va, et de lancer la semaine. Que reste-il à préparer pour les projets? Pour les formations ? Y-a-t-il des changements au planning prévu (souvent !) ? Cette réunion est l’occasion de poser nos « gros cailloux » de la semaine, c’est-à-dire les choses importantes et qui doivent être priorisées. Elle permet d’éviter de se voir submerger par les « urgences » des autres, qui ne manqueront pas d’arriver dès le lundi après-midi 😉
Si vous avez envie d’en savoir plus sur la théorie des gros cailloux afin de mieux gérer vos priorités pour gagner du temps, voici une vidéo que nous adorons utiliser dans notre formation « Organisation et productivité des managers » : les gros cailloux.
Comment choisir les bons outils pour se passer des mails ?
Nous avons mis en place ces outils depuis plusieurs années. Cette stabilité est très importante pour nous car elle nous permet de bien les maîtriser et donc de réellement gagner du temps. Leur utilisation est devenue une seconde nature. Nous formons au maximum nos nouveaux partenaires de travail pour qu’ils les utilisent avec nous. Les convaincre n’est pas si difficile… Il suffit de leur montrer que, grâce à ça, ils ne seront pas envahis de mails quand ils travaillent avec nous ! La prise en main est facile, intuitive, et le résultat quasi immédiat en termes de gain de temps.
Les outils collaboratifs numériques sont très nombreux sur le marché, il est parfois difficile de s’y retrouver. Nous avons créé une cartographie en accès libre sur Coogle pour commencer à répertorier ce qui existe et y voir un peu plus clair. Vous pouvez la consulter ici : cartographie des outils collaboratifs numériques.
Voici quelques pré-requis à suivre pour mettre en place un kit de communication efficace dans votre équipe, et ne plus perdre de temps avec les montagnes de mails non traités:
–> Explorez ce que votre organisation a déjà mis à votre disposition (la suite Office 365 de Microsoft, par exemple)
–> choisissez des outils qui sont déjà largement diffusés (pour éviter les flops de start-up aventureuses). Prenez en compte votre budget (attention aux versions premium qui basculent en payant après quelques semaines). Enfin, visez la simplicité. Rien de pire que des usines à gaz qui nous font perdre du temps au lieu d’en gagner!
–> Établissez en équipe une charte d’usage de ces outils en fonction de l’urgence / importance de l’information à transmettre
–> Testez un nouvel outil à la fois . Pensez à bien former chaque utilisateur aux principes de base, dès le début !
Et n’oubliez pas : les outils numériques ne remplacent en aucune façon le contact réel ! Pensez à prendre du temps ensemble, à discuter de tout et de rien, à respirer en plein air 😉
