Chaque jour, j’entends des gens me dire qu’ils sont débordés. Pourtant, il existe une solution très simple pour bien s’organiser et retrouver du temps.
Et disons le tout de suite, soyons honnêtes : la to do list, ça ne marche pas.
Si vous êtes est en charge de plusieurs projets, si vous travaillez avec de nombreuses personnes, si vous voulez voir vos amis, votre famille, si vous avez des activités associatives, une maison à ranger, des animaux à nourrir, des réunions à n’en plus finir, des emails qui s’empilent, des notifications Slack, WhatsApp, Trello, Facebook Messenger … Vous le savez, c’est très vite le chaos !
Votre to do list est commencée depuis 2013, et elle est toujours en cours. Et puis quand une tâche listée ne vous plait pas, hop ! Il suffit de la laisser en plan et de passer à la suivante ! Emballé, c’est pesé, on passe à autre chose … (c’est la fameuse loi de Laborit !)
Mais le problème, c’est que les vilaines tâches ne s’effacent pas toutes seules… Elles restent là, bien sages, à attendre que qu’on s’y mette. Et souvent, elles en profitent aussi pour prendre beaucoup de place dans nos esprits. Une petite voix qui nous dit : ça, c’est à faire, c’est pas terminé, il faut que tu t’y colles …
Tout ça vous parle ? Très bien. Alors il est temps de passer à l’action avec de vraies solutions pour regagner la maîtrise de votre temps.
Les solutions pour gagner du temps sont nombreuses, trop nombreuses !
Mais par quoi commencer ? Quand vous recherchez « mieux gérer son temps » ou « efficacité temps » dans Google, il y a des kilomètres de propositions et d’astuces.
Je vous propose donc de commencer par un premier petit pas : la priorisation. Le principe ? Identifier ce qui est prioritaire, et ce qui peut attendre, un peu (ou beaucoup! ). Très facile à mettre en place, cette méthode va vite transformer vos journées et vous permettre de regagner du temps. Pour vous aider à prioriser, nous allons utiliser la matrice d’Eisenhower.
La priorisation et la matrice d’Eisenhower
Prioriser, c’est hiérarchiser avec des critères. Cette grille ultra simple propose de classer nos tâches en fonction de deux critères (facile!) : l’urgent et l’important.
Le président américain D. Eisenhower aurait dit : « ce qui est urgent est rarement important, et ce qui est important est rarement urgent« . Et c’est vrai ! Nous avons tous quelque chose d’important à faire, mais que nous laissons de côté à cause des urgences qui s’empilent. Les mails avec les demandes « urgentes » des autres nous dictent notre agenda. Nous sommes dépendants des urgences des autres.
Pour réussir à faire avancer les choses vraiment importantes pour nous, et à ne plus nous laisser submerger par ces urgences, voici la marche à suivre.
Évaluez l’urgence et l’importance de chacune de vos tâches
1. Pour chaque tâche de votre liste, notez de 1 à 5 son niveau d’importance : est-elle prioritaire pour faire avancer vos projets, ou est-elle plutôt secondaire ?
2. Ensuite, notez son niveau d’urgence, sur le même principe. Attention ! Une urgence est une demande qui ne peut pas attendre ! Il faut la traiter dans l’heure, réagir immédiatement. Relativisez : n’y-a-t il pas dans les urgences auxquelles vous répondez tout de suite des demandes qui pourraient attendre quelques heures ? …. Si. C’est certain !
Ensuite, positionnez chacune de vos tâches sur la matrice en fonction des deux notes. Puis, organisez votre travail :
Ce qui est important mais peu urgent doit être planifié ! Sinon, vous ne le ferez jamais. Identifiez ces tâches et calez-les dans votre agenda.
Ce qui est important et urgent doit être traité tout de suite, c’est la priorité du moment.
Ce qui est urgent mais pas très important peut être délégué, ou bien programmé en fin de matinée, en début ou en fin d’après midi. Positionnez-les quand vous avez une baisse d’énergie : si ce n’est pas important, ça ne nécessitera pas toute votre attention. Vous pourrez les traiter entre deux choses importantes.
Enfin, ce qui n’est ni important ni urgent… bon, vous avez compris ! Effacez ! Oubliez. Ça se résoudra sans vous, ou bien tout le monde oubliera.
Et faites de cette pratique un vrai rituel d’organisation
Faites cet exercice chaque lundi pour organiser et prioriser les tâches de votre semaine. Puis chaque matin pour y insérer les demandes et les nouvelles tâches qui se glissent jour après jour dans votre vie.
Au début, tout vous paraîtra peut-être urgent et important. Mais persévérez ! Interrogez-vous, testez. Petit à petit, vous aller y voir clair dans votre nouvelle organisation. Vous allez retrouver du temps.
N’hésitez pas à partager cette bonne pratique avec votre équipe : cet outil est aussi génial pour organiser les tâches quotidiennes de votre collectif de travail.
Tiana a réalisé pour vous un visuel que vous pouvez télécharger ici : imprimez-le et affichez-le sur votre bureau ! Il vous aidera à résister à la tyrannie de l’urgence.
